Uw privacy bij Hospidex

1. Algemeen

1.1. Dit is de algemene privacyverklaring van Hospidex NV, met maatschappelijke zetel te Grijpenlaan 23, 3300 Tienen en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0442.014.647, telefoonnummer: +32 (0)16 77 89 31, e-mail: info@hospidex.eu(“Hospidex”) en / of de daarmee verbonden ondernemingen volgens het W.Venn., (hierna samen of afzonderlijk “Hospidex Groep”).
1.2. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van Hospidex Groep (bv. op de website http://www.hospidex.eu) (“Website”) tenzij er expliciet een andere meer specifieke privacyverklaring daarop van toepassing is.
1.3. Hospidex Groep voorziet oplossingen in specifieke domeinen van de gezondheidszorg door de verdeling van medische hulpmiddelen en aanverwante gezondheidproducten. Deze oplossingen zijn zowel bedoeld voor eindgebruikers in de thuisomgeving, zoals patiënten en consumenten, als voor professionele gebruikers zoals ziekenhuizen, rust- en verzorgingstehuizen, farmaceutische ondernemingen en verdelers zoals medische speciaalzaken, distributiepartners, apothekers… In dit kader werkt Hospidex Groep met leveranciers, met distributiepartners, met klanten die optreden als handelstussenpersoon en met eindgebruikers.
1.4. Deze privacyverklaring wordt u elektronisch of op papier ter beschikking gesteld en is steeds te raadplegen onder de rubriek ‘Privacyverklaring’ op de Website.
1.5. Met deze privacyverklaring informeert Hospidex Groep u als betrokkene waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt door Hospidex Groep. Deze privacyverklaring kan op elk moment door Hospidex Groep worden gewijzigd. Raadpleeg deze daarom regelmatig. De gewijzigde privacyverklaring zal worden bekend gemaakt op de Website. Zij zal automatisch op de datum van publicatie op de Website van kracht worden, zoals onderaan op de privacyverklaring vermeld.

2. Juridisch kader

2.1. Hospidex Groep treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zij verkrijgt wanneer u uw persoonsgegevens rechtstreeks of onrechtstreeks meedeelt aan Hospidex Groep of persoonsgegevens meedeelt die op iemand anders betrekking hebben (bv. via de Website, e-mail of persoonlijk contact) (“Persoonsgegevens”).
2.2. Deze privacyverklaring is onderworpen aan de regelgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens, zoals:
(i) de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;
(ii) de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming);
(iii) alle andere toepasselijke regelgeving betreffende de bescherming van het privéleven en de verwerking van persoonsgegevens
(samen of afzonderlijk de “Privacywetgeving”).
2.3. Deze privacyverklaring geldt in beginsel voor alle activiteiten van Hospidex Groep en dus bijvoorbeeld op alle pagina’s van de Website. Deze privacyverklaring is echter niet van toepassing op activiteiten van derden of op pagina’s van websites van derden waarnaar zou kunnen worden verwezen of van waaruit naar de Website wordt verwezen en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

3. Rechtsgronden en toepasselijkheid

3.1. Hospidex Groep heeft de volgende rechtsgronden voor de verwerking van uw Persoonsgegevens:
(i) de overeenkomst die u bent aangegaan met Hospidex Groep;
(ii) de vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming die door u werd gegeven aan Hospidex Groep, haar partners (bv. onderaannemers of contractspartijen) om de Persoonsgegevens te verwerken. Deze toestemming kan worden gegeven op eender welke wijze, zoals, maar niet beperkt tot: per brief, e-mail, online of offline toestemmingsformulier, link of inschrijving, of mondeling;
(iii) een wettelijke verplichting en / of
(iv) een gerechtvaardigd belang van Hospidex Groep.
3.2. Deze privacyverklaring is niet noodzakelijk van toepassing op diensten, activiteiten of producten van derden (m.i.v. websites of applicaties waarnaar via (zelfs toegestane) hyperlinks op onze website wordt verwezen) waarnaar zou kunnen worden verwezen en waarop een andere privacyverklaring van toepassing kan zijn.

4. Doel

4.1 Hospidex Groep verwerkt de Persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Privacywetgeving en deze privacyverklaring, met het oog op:
(i) het uitvoeren van haar respectievelijke activiteiten, zoals omschreven in artikel 1.2 (met inbegrip van het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten hiervoor);
(ii) het beheren van een (mogelijke) contractuele relatie met u en het leveren van producten of het uitvoeren van diensten in het kader van deze (mogelijke) relatie;
(iii) het toesturen van informatie over (wijzigingen van) uw aangekocht product;
(iv) het toesturen van verkoopfacturen en andere commerciële documenten;
(v) het verzorgen van een optimale werking van de Website;
(vi) het voeren van (al dan niet soortgelijke) directe marketing over haar activiteiten, zoals promoties, updates, specifieke acties en diensten, nieuwsbrieven, infobrochures, e-mails, marketingmateriaal en andere informatie over Hospidex Groep of de sector die interessant of nuttig kunnen zijn;
(vii) het creëren van een persoonlijke toegang (account) op de Website;
(viii) het begrijpen van jouw behoeften en voorkeuren zodat Hospidex Groep haar aanbod, producten of werkwijze hierop beter kan afstemmen;
(ix) statistische doeleinden;
(x) de doorgifte aan onderaannemers en contractspartijen voor de uitvoering van de voorgaande punten;
(xi) het naleven van toepasselijke regelgeving.
(hierna samen of individueel het “Doel”).

5. Persoonsgegevens

5.1. Hospidex Groep kan Persoonsgegevens opvragen, verzamelen en verwerken die:
(i) nuttig kunnen zijn voor het Doel, zoals voornaam, familienaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, IP-adres, professionele interesses en voorkeuren, andere informatie die aan Hospidex Groep wordt bezorgd en cookies;
(ii) verzameld is in het kader van de activiteiten van Hospidex Groep zoals bepaald in artikel 1.2.
5.2. Door registratie op de Website of andere websites of door mededeling hiervan aan Hospidex Groep, zijn de persoonsgegevens automatisch toegankelijk voor Hospidex Groep en zullen deze voor het Doel worden gebruikt.

6. Doorgifte aan derden

6.1. Hospidex Groep kan een beroep doen op onderaannemers of partners om bepaalde verwerkingsactiviteiten uit te voeren (bijvoorbeeld het hosten van de website, andere ICT doeleinden, enz… Hospidex Groep sluit een verwerkingsovereenkomst af met deze derde partijen die toegang kunnen krijgen tot de Persoonsgegevens.
6.2. Hospidex Groep garandeert dat ze geen Persoonsgegevens doorgeeft aan andere derden dan onderling binnen de groep (zie definitie artikel 1.1) en deze die zijn vermeld in artikel 6.1, tenzij:
(i) er een wettelijke verplichting op haar rust om de Persoonsgegevens door te geven;
(ii) Hospidex Groep hiertoe een gerechtvaardigd belang heeft.
6.3. De derden aan wie Hospidex Groep op basis van bovenstaande categorieën gerechtigd of verplicht is de Persoonsgegevens door te geven, kunnen zowel binnen als buiten de Europese Unie gevestigd zijn. De verstrekte Persoonsgegevens kunnen dus ook aan bedrijven of instanties in niet EU-landen verstrekt worden. Hospidex Groep is in het kader van de doorgifte van Persoonsgegevens niet verantwoordelijk en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de verdere verwerking van de Persoonsgegevens door derden, anderen dan de verwerkers voor Hospidex Groep.

7. Verklaringen en waarborgen

7.1 U garandeert dat u gemachtigd bent (namens de betrokkene) om zijn/haar Persoonsgegevens over te maken aan Hospidex Groep, bv. van u, uw werknemers, uw partners… U waarborgt dat, voor zover als nodig, u de nodige toestemming hebt verkregen voor de hierboven verkregen overdracht van Persoonsgegevens en dat u Hospidex Groep zal vrijwaren en schadeloosstellen voor elke vordering (o.a. tot schadevergoeding) in dit verband.
7.2 U garandeert met het aanvaarden van deze privacyverklaring dat de (Persoons)gegevens die u meedeelt juist en volledig zijn.
7.3 U bent er zich van bewust dat elke schending van deze bepaling zal beschouwd worden als een ernstige fout.
7.4 Het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens, dan wel gegevens die toebehoren aan derden die de bezoeker / gebruiker daartoe geen toestemming hebben gegeven, kan ertoe leiden dat de bezoeker / gebruiker, tijdelijk of definitief, iedere toegang, geheel of gedeeltelijk, wordt ontzegd tot de Website.

8. Duurtijd verwerking

Hospidex Groep slaat de Persoonsgegevens op en kan deze gebruiken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de Privacywetgeving voor zolang als nodig om het Doel te bereiken en in ieder geval tot 10 jaar nadat uw laatste overeenkomst met Hospidex Groep tot een einde is gekomen. Nadien zal Hospidex Groep de Persoonsgegevens wissen.

9. Rechten

9.1. De Privacywetgeving verleent iedereen een aantal rechten met betrekking tot zijn / haar Persoonsgegevens. Iedereen heeft kosteloos het recht met betrekking tot de op hem / haar betrekking hebbende Persoonsgegevens:
(i) op inzage en kopie hiervan;
(ii) om verbetering hiervan indien hierin fouten zouden staan;
(iii) te laten wissen voor zover:
a. deze niet langer nodig zijn om het Doel te bereiken;
b. de toestemming wordt ingetrokken en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking van de Persoonsgegevens;
c. er bezwaar wordt gemaakt en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking van de Persoonsgegevens;
d. de Persoonsgegevens onregelmatig zijn verwerkt;
e. er een wettelijke verplichting is om de Persoonsgegevens te wissen;
(iv) om de verwerking Persoonsgegevens te laten beperken;
(v) om de Persoonsgegevens te laten overdragen aan een derde;
(vi) op bezwaar tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens, in het bijzonder in het kader van directe marketing;
(vii) om de toestemming op basis waarvan Hospidex Groep gerechtigd is deze te verwerken, in te trekken;
(viii) om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer” of “Privacycommissie”) indien hij / zij van mening is dat de verwerking van zijn / haar Persoonsgegevens strijdig is met de Privacywetgeving.
9.2. Mits bewijs van identiteit (kopie voorkant identiteitskaart) kan u voor het uitoefenen van de bovenstaande rechten en voor verdere vragen een schriftelijke, gedateerde en ondertekende aanvraag richten per brief naar Hospidex NV, Grijpenlaan 23, 3300 Tienen of via e-mail naar info@hospidex.eu
9.3. De uitoefening van uw rechten zoals hierboven uiteengezet, is evenwel afhankelijk van de vereisten en voorwaarden zoals bepaald in de Privacywetgeving.

10. Opslag en beveiliging

10.1. De Persoonsgegevens blijven bewaard bij Hospidex Groep of bij haar ICT-provider, gelokaliseerd in de EU.
10.2. Hospidex verbindt zich ertoe om naar best vermogen alle redelijke maatregelen te (laten) nemen (hebben genomen) om de bescherming van de Persoonsgegevens te waarborgen tegen verlies, vernietiging, wijziging of niet-toegelaten toegang via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid.
10.3. U erkent en aanvaardt dat het doorsturen en bewaren van Persoonsgegevens nooit zonder risico is en bijgevolg dat de schade die u of de betrokkene zou lijden door het onrechtmatig gebruik van Persoonsgegevens door derden nooit op Hospidex Groep kan worden verhaald.
10.4. Indien u zich ervan bewust bent dat er een gegevenslek heeft plaatsgevonden, dient u onverwijld en uiterlijk binnen 2 uur Hospidex NV hiervan in kennis te stellen via telefoon n° + 32 16 77 89 31 en /of e-mail naar info@hospidex.eu

11. Aansprakelijkheid

11.1. Hospidex Groep kan enkel aansprakelijk gesteld worden voor schade voortvloeiende uit de verwerking van de Persoonsgegevens als gevolg van een fout of onzorgvuldigheid van Hospidex Groep. In geen geval kan Hospidex Groep aansprakelijk worden gesteld (i) in geval van overmacht, (ii) voor indirecte schade of gevolgschade, (iii) voor enige schade voortvloeiende uit fouten, tekortkomingen of nalatigheden van u of van derden, anderen dan de verwerkers van Hospidex Groep.
11.2. De totale aansprakelijkheid van Hospidex Groep is in alle gevallen beperkt tot 1.000,00 (duizend) Euro voor inbreuken op deze privacyverklaring en / of de Privacywetgeving.

12. Splitsbaarheid

12.1. Indien een bepaling in deze privacyverklaring onwettig of niet-afdwingbaar wordt geacht, zal die bepaling worden gewijzigd voor zover als nodig om deze bepaling wettig of afdwingbaar te maken, waarbij de oorspronkelijke betekenis van de bepaling zoveel als mogelijk behouden blijft.
12.2. Waar mogelijk, zullen de bepalingen van deze privacyverklaring op zodanige wijze worden geïnterpreteerd dat ze geldig en afdwingbaar zijn onder het toepasselijke recht. Indien een of meer bepalingen van deze privacyverklaring echter geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar blijken te zijn, dan blijft de rest van die bepaling en van deze privacyverklaring onverminderd van kracht alsof deze ongeldige, onwettige of niet-afdwingbare bepaling nooit was opgenomen.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

13.1. U gaat ermee akkoord dat alle geschillen tussen u en Hospidex Groep in verband met Persoonsgegevens en privacy-aangelegenheden, exclusief worden beheerst door het Belgische recht.
13.2. Elk geschil in verband met Persoonsgegevens behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Leuven met uitsluiting van iedere andere rechtbank.
Tienen, 15.11.2018